Case ICRS 2021

Weltweit größte Korallenkonferenz
virtuell und mit uns als technischer Organisationspartner

Konferenz mit Livestream

Rundum partnerschaftlicher Betreuung

Nach mehr als einem Jahr der Organisation virtueller Konferenzen haben wir einen fantastischen Meilenstein erreicht. Bei der weltweit größten Konferenz zum Thema Korallen konnten wir erfolgreich unser neues rund-um-sorglos Paket umsetzen, mit individueller Beratung, Eventplattform und Livestream.

So haben sich Ende Juli mehr als 1300 Teilnehmer*innen auf der Smart Abstract Konferenzplattform getroffen und sich über 5 Tage und 4 Parallel-Livestreams zu den spannenden Vorträgen und interaktiven ePostern rund ums Thema Korallen ausgetauscht.

  • Individuelle Beratung und Konzeption
  • wissenschaftliche Konferenzplattform mit Mediathek
  • Livestream Service

Einfach und intuitiv organisieren

Ein so großes Event will organisiert sein! Mit dem smart Planner war das Organisations-Team bestens vorbereitet, die Konferenz einfach zu managen.

Das heißt, 650 Video-Vorträge und 250 ePoster in Form von PDF und Video über smart Submission einsammeln. Für den Livestream mit Echtzeitbetreuung wurde dann das umfangreiche Programm mit 150 Sitzungen per Drag & Drop zusammenstellt und immer aktuell auf der Konferenzplattform mit Live-Regie präsentiert. Und das alles in einem Tool!

  • Vorträge und ePoster vorab einsammeln und managen
  • Live-Stream und Pre-Recordings verbinden
  • Auf Echtzeitbetreuung verlassen
to abstract selection

Konferenzplattform, die für Austausch sorgt

Die nur für Teilnehmer:innen zugängliche, abgesicherte Konferenz-Plattform wurde vorab an die Bedürfnisse des Kunden „ICRS-Korallen Konferenz“, mit vielen Interaktionsmöglichkeiten erstellt. Livestream, Chatroom und ePoster Gallery waren dabei nur einige Features der Website, die für ein echtes Erlebnis gesorgt haben - ein wichtiger Punkt, der auch bei digitalen Events für mehr Spaß und größere Teilnahmebereitschaft sorgt!

Die von Smart Abstract bereit gestellte Event-Plattform bietet dabei:

  • Sicherheit durch Zugangsdaten
  • Übersicht durch klar aufgeteilte, intuitiv nutzbare Bereiche
  • Interaktionsmöglichkeiten durch Chat und Q&A zu Vorträgen

Livestream und Mediathek – Live-Vorträge, wann und wo Sie wollen

Mit dem fortlaufenden Livestream nach organisiertem Regieplan wurden die Teilnehmenden mit bis zu 13 Stunden täglichen Liveschaltungen versorgt – egal ob am Computer, Tablet oder Smartphone. Dies hat bei vier parallel laufenden Streams, zu ganzen 205 Livestream Stunden geführt, die wir mit unserer Partnerfirma Aheads wunderbar gemeistert haben.

Wer jedoch mal einen Vortrag verpasst hat, kann sich im Anschluss einfach die Vorträge und ePoster on Demand ansehen und sich direkt mit den Referent:innen austauschen.

  • Livestream verfolgen auf Laptop, Tablet oder Smartphone
  • Weltweite Verbundenheit durch moderne und interaktive Vernetzung
  • Bereitstellung der Mediathek – jederzeit die Konferenz besuchen

ePoster für jeden zugänglich

Aus einer Auswahl von 265 electronic posters (eposter) hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich passend zu Interessengebiet und Vorträgen zu informieren. Vorschaubilder bieten dabei eine optimale Orientierung. Die Suchfunktion nach Poster Nummer, Thema oder Autor:in macht die Benutzeroberfläche übersichtlich und leicht bedienbar, sodass jeder im Rahmen seines Interessen- und Fachgebiets aktiv werden konnte.

Als Highlight wurde die ePoster Ausstellung mit Short Talk Videos und Chatfunktion bereitgestellt!

  • Einfache Orientierung über e-Poster Vorschaubilder
  • Leichte Bedinbarkeit durch Filtern nach thematischen Gebieten
  • Direkte Kontaktaufaufnahme via Chat und E-Mail

Zufriedenheit als Priorität

Wir sind stolz, dass wir bei der Planung, Konzeption und erfolgreichen Durchführung mit dabei sein durften. Doch auch der Kunde hat sich über die Zusammenarbeit gefreut. In den Worten des Veranstalters Herrn Prof. Christian Wild von der Uni Bremen:

"Smart Abstract (…) provided the technical platform for the 14th ICRS. We were impressed how well the streaming and the linkage between synchronous and asynchronous elements worked. We learned a lot from this experience and will certainly integrate some of the well-working virtual components into the planning for the upcoming 15th ICRS 2022 in Bremen."

Mit Kunden eine Zukunft bauen

Unser Ziel ist es, mit Kunden eine langfristige Beziehung aufzubauen und das Vernetzen, ob digital oder als Hybridveranstaltung, zu vereinfachen - mit Erfolg. Nach einer jetzt nötigen Verschnaufpause geht es bald weiter in die nächste Planungsphase; denn der 15th ICRS ist bereits in gemeinsamer Planung! Hier werden dann im Jahr 2022 sogar über 2500 Teilnehmer*innen und Vorträge aus aller Welt erwarten. Wir freuen uns jetzt schon!

Diese Lösungen haben das ICRS Programmkomitee überzeugt!

Nahtlose Integration der wissenschaftlicher Programminhalte, Ausstausch und Streaming

Abstract Management SystemEinreichung

Flexibles System zum Management der pre-recorded Vorträge als Video, ePoster als Video Short-Talks und PDFs sowie der Abstracts.

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Konferenz Programmplaner
Raum- und Programmplaner

Intuitive Organisation von Sitzungen, Vorträgen und Referent:innen mit grafischem Planer per Drag & Drop.

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digitale KonferenzplattformVirtuelle Eventplattform

All-in-one Konferenzplattform mit persönlichem Vortragsplaner, Streaming, Chat, Q&A und Optionen für das Sponsoring.

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ePoster PlanerePoster Ausstellung

Die digitale e-Poster Ausstellung ergänzt durch Short-Talk Videos und Q&A Sessions für den direkten Austausch mit den Beitragenden.

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Sie möchten ein Beratungsgespräch?

Wir freuen uns über Ihren Anruf oder Ihre Kontaktaufnahme per E-Mail.

+ 49 (0)421 2215 86-44